Какие данные относятся к персональным

Персональные данные сотрудника — фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, паспортные данные, сведения о доходах и здоровье. Их обработка возможна только в соответствии с законом. О защите персональных данных компании по теме читайте в материале Защита персональных данных.

Для обработки персональных данных сотрудника в ряде случаев требуется его согласие. Согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным. Правильно оформленное согласие — основа законной обработки.

Работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных от неправомерного доступа, закреплять правила обработки в локальных актах и ограничивать доступ к данным.

Передача персональных данных третьим лицам возможна только в установленных законом случаях или с согласия сотрудника. Нарушение этого правила влечёт ответственность. О защите коммерческой тайны материал содержит статья Защита коммерческой тайны.

Ответственность за нарушение закона о данных

За нарушение требований о персональных данных предусмотрена административная и уголовная ответственность, а также возмещение морального вреда. Соблюдение закона снижает риски.

При электронном кадровом документообороте особое значение приобретает защита данных в цифровой среде. Электронные подписи и системы ЭДО должны обеспечивать безопасность.

Разработайте политику обработки персональных данных, получайте согласия, ограничивайте доступ и храните данные надёжно. О систематизации работы с документами ответ и разбор — в публикации Кадровый аудит.

Мы помогаем выстроить систему обработки персональных данных сотрудников: разрабатываем документы, согласия, политику, защищаем при проверках и спорах. Обратитесь за консультацией — мы обеспечим законность обработки данных.

Для каждого набора персональных данных важно определить цели обработки и объём сведений, необходимый для их достижения. Обработка избыточных данных недопустима.

Чёткое закрепление целей обработки в локальных актах повышает прозрачность и снижает риски.

Хранение персональных данных сотрудников

Персональные данные сотрудников должны храниться в защищённых базах, доступ к которым ограничен. Разграничение прав доступа и журналирование операций обеспечивают безопасность. О защите информации в компании вы найдёте в статье Защита коммерческой тайны.

Соблюдение сроков хранения и уничтожение данных по их истечении — обязательное требование.

Работник вправе получать сведения о том, какие его данные обрабатываются, требовать их уточнения, блокирования и уничтожения в установленных случаях. Соблюдение прав работника снижает риск жалоб и претензий.

Своевременные ответы на запросы работников — обязанность оператора. О взаимодействии с субъектами данных детали раскрыты в материале Защита персональных данных.

При использовании сторонних сервисов для расчёта зарплаты, кадрового учёта и ЭДО данные передаются подрядчикам. Необходимо заключать соглашения и соблюдать требования о защите данных.

Проверка подрядчиков на соответствие требованиям безопасности снижает риски утечек.

Утечка персональных данных влечёт административную, гражданскую, а в отдельных случаях уголовную ответственность, а также репутационные потери.

Превентивные меры — шифрование, контроль доступа, обучение персонала — снижают риск утечек. О системе информационной безопасности подробно рассказано в аналитическом материале Защита коммерческой тайны.

К организационным мерам относятся назначение ответственного за обработку данных, обучение сотрудников, ограничение доступа и разработка инструкций. Комплекс таких мер снижает риск человеческих ошибок.

Политики и регламенты должны доводиться до сотрудников и соблюдаться на практике.

Технические меры защиты и информационная безопасность

К техническим мерам относятся шифрование, антивирусная защита, разграничение прав, резервное копирование и контроль действий пользователей. Надёжная защита снижает риск утечек. О защите информации в компании разберём подробно в статье Защита коммерческой тайны.

Внедрение современных средств безопасности — инвестиция в защиту бизнеса.

Биометрические и специальные категории данных (сведения о здоровье, национальности, судимости) обрабатываются по особым правилам. Их обработка требует дополнительных оснований и повышенной защиты.

Использование биометрии для доступа и учёта времени требует согласия и уведомления уполномоченного органа. О законности использования биометрии смотрите в материале Права на сайт.

Нарушение правил обработки персональных данных влечёт административные штрафы, а в серьёзных случаях — приостановление обработки. Устранение нарушений по предписанию обязательно.

Претензии работников по поводу их данных могут приводить к судебным спорам.

Обучение работников правилам обращения с персональными данными снижает риск случайных утечек и нарушений. Регулярные инструктажи повышают осведомлённость персонала. О систематизации обучения в компании можно узнать из публикации Корпоративное управление.

Закрепление обязанностей по защите данных в должностных инструкциях и договорах усиливает контроль.

Практические рекомендации по работе с данными сотрудников

Разработайте и утвердите перечень обрабатываемых данных, цели обработки и порядок получения согласий. Назначьте ответственного, обучите персонал и регулярно проводите внутренние проверки.

Своевременное обновление локальных актов и защитных мер снижает риски и укрепляет доверие сотрудников. О юридической чистоте бизнеса вы найдёте в статье Юридическая чистота бизнеса.

Обработка персональных данных сотрудников допустима в объёме, необходимом для трудовых отношений, и требует соблюдения баланса между интересами работодателя и правами работника. Работодатель вправе обрабатывать лишь данные, непосредственно связанные с исполнением трудовых обязанностей, и только на соответствующих основаниях. Документальное закрепление перечня обрабатываемых сведений, целей обработки и порядка доступа к ним исключает произвольный сбор лишней информации. Такой подход одновременно защищает работодателя при проверках и снижает риски претензий со стороны работников.

Особого внимания требуют локальные акты, регламентирующие обработку данных, и получение согласий там, где они обязательны. Внутренняя политика должна отражать реальные процессы, а не копироваться формально. Контроль доступа к кадровым документам, разграничение прав сотрудников кадровой службы и фиксация операций с данными создают управляемую среду. Полезно регулярно актуализировать регламенты при изменении законодательства и состава обрабатываемых сведений. Общие принципы защиты персональной информации описаны в статье о защите персональных данных.

Передача данных работников третьим лицам — банкам, страховым и иным организациям — допускается лишь при наличии законного основания и, если требуется, согласия. Несанкционированная передача влечёт ответственность и утрату доверия. Отдельно урегулируется обработка данных при увольнении и хранение документов после прекращения отношений. Комплексная кадровая гигиена превращает обработку данных из риска в конкурентное преимущество работодателя.

Пошаговый план действий эксперта

Чтобы перейти от разбора к действию по теме «какие данные относятся к персональным», следуйте алгоритму ниже: он по шагам доводит до результата, заявленного в разделе «практические рекомендации по работе с данными сотрудников», и закрепляет его.

  1. Какие данные относятся к персональным — Персональные данные сотрудника — фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, паспортные данные, сведения о доходах и здоровье.
  2. Ответственность за нарушение закона о данных — За нарушение требований о персональных данных предусмотрена административная и уголовная ответственность, а также возмещение морального вреда.
  3. Хранение персональных данных сотрудников — Персональные данные сотрудников должны храниться в защищённых базах, доступ к которым ограничен.
  4. Технические меры защиты и информационная безопасность — К техническим мерам относятся шифрование, антивирусная защита, разграничение прав, резервное копирование и контроль действий пользователей.
  5. Практические рекомендации по работе с данными сотрудников — Разработайте и утвердите перечень обрабатываемых данных, цели обработки и порядок получения согласий.

Пройдя эти пять шагов, вы замыкаете контур по «практические рекомендации по работе с данными сотрудников»: причина устранена, профилактика закреплена, а возврат к прежнему положению дел из «какие данные относятся к персональным» маловероятен.

Частые вопросы и решения

Какие данные относятся к персональным?

Персональные данные сотрудника — фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, паспортные данные, сведения о доходах и здоровье. Их обработка возможна только в соответствии с законом.

Ответственность за нарушение закона о данных?

За нарушение требований о персональных данных предусмотрена административная и уголовная ответственность, а также возмещение морального вреда. Соблюдение закона снижает риски.

Хранение персональных данных сотрудников?

Персональные данные сотрудников должны храниться в защищённых базах, доступ к которым ограничен. Разграничение прав доступа и журналирование операций обеспечивают безопасность.

Технические меры защиты и информационная безопасность?

К техническим мерам относятся шифрование, антивирусная защита, разграничение прав, резервное копирование и контроль действий пользователей. Надёжная защита снижает риск утечек.